Pengadaan barang secara konvensional atau manual memiliki banyak kekurangan, terutama dari segi efisiensi, kemudahan, dan transparansi. Namun, kekurangan proses pengadaan barang secara konvensional tersebut dapat diatasi jika perusahaan menerapkan e-procurement, yaitu proses pengadaan barang dengan memanfaatkan jaringan internet serta teknologi elektronik, termasuk software pengadaan barang digital. Dengan menerapkan sistem tersebut, proses pengadaan barang yang rumit jika dilakukan secara manual dapat disederhanakan dan dipermudah. Pasalnya, sistem e-procurement yang menggunakan jaringan internet (online) lebih banyak menggunakan data atau dokumen digital. Salah satu kelebihan dokumen digital adalah proses pencariannya yang lebih mudah. Selain itu, dokumen digital juga umumnya memiliki template sehingga waktu yang dibutuhkan untuk menangani dokumen menjadi lebih singkat.
Baca juga : Pentingnya Penggunaan Software Pengadaan Barang Digital
Mekanisme Pengadaan Barang Melalui E-Procurement
Pengadaan barang melalui e-procurement pada dasarnya sama seperti proses pengadaan barang secara manual, yaitu pencarian vendor, membandingkan harga, follow-up persetujuan, proses penagihan, dan transaksi. Perbedaannya adalah data-datanya berbentuk digital mulai dari rencana pembelian sampai riwayat transaksi. Data-data tersebut juga dapat dilihat oleh berbagai pihak yang terlibat dalam proses pengadaan barang, termasuk mitra atau vendor dan juga supplier. Oleh karena itulah proses pengadaan barang menggunakan e-procurement lebih transparan dibanding pengadaan barang secara konvensional. Namun, karena sifatnya yang sangat terbuka dan transparan, perusahaan harus berhati-hati dalam memilih platform serta mitra untuk diajak bekerja sama. Pastikan keduanya dapat dipercaya sehingga data penting perusahaan tetap aman. Untuk memastikan hal tersebut, perusahaan perlu menggunakan aplikasi atau software pengadaan barang digital yang tepat. Dengan software tersebutlah perusahaan dapat memproses pengadaan barang secara online di mana saja dan kapan saja, serta terhindar dari berbagai masalah seperti persetujuan yang tertahan, pembayaran yang terhambat, maupun keterlambatan penagihan.
Penyederhanaan proses pengadaan barang menggunakan software pengadaan barang digital memungkinkan perusahaan untuk lebih mengontrol kegiatan belanja perusahaan sehingga perputaran uang menjadi lebih stabil. Akibatnya, anggaran dapat lebih dihemat, begitu pula dengan waktu dan sumber daya manusia yang menangani pengadaan barang.